Аутсорсинг может осуществляться как «под ключ», когда тендерный брокер полностью берет на себя подготовку документации, подачу запросов, обработку протоколов торгов, контроль за движением денежных средств на площадках и другие работы, так и частично, когда брокер отвечает только за определенный этап, например подготовку пакета документов или составление заявок.

Тендерный аутсорсинг позволяет передать задачу по подготовке к участию в торгах сторонней компании

Как выбрать вариант тендерного аутсорсинга

Какие именно функции возложить на стороннюю компанию, а какие доверить своим сотрудникам? Ответить на этот вопрос может только заказчик, так как выбор варианта сотрудничества с тендерным брокером зависит от нескольких факторов:

• цели участия в тендерах;
• опыта в данной сфере;
• квалификации собственного персонала компании.

Компания-заказчик и компания, предоставляющая услуги тендерного аутсорсинга, заключают договор аутсорсинговой оферты, а также при необходимости подписывают доверенности, дающие право на проведение тех или иных работ, например на оформление ЭЦП для торгов.

Что вам даст передача участия в тендерах и конкурсах на аутсорсинг

Преимущества участия в тендерах очевидны как для небольших, так и для крупных компаний: выигранный тендер является гарантией того, что в течение длительного времени у компании будет выгодный заказ на поставку продукции или услуги, а значит — и постоянный доход. Это позволяет осуществить выход на новые рынки сбыта и новый уровень продаж. Иногда участие в тендерах является единственным вариантом сотрудничества с иностранными партнерами. К тому же повышается репутация компании и ее роль в бизнес-кругах.

Но не всегда силами самой компании получается обеспечить соблюдение всех необходимых условий.

• Во-первых, хотя бы один из сотрудников компании должен иметь достаточную квалификацию, чтобы грамотно подготовить документацию и осуществить дальнейшую работу по участию в торгах.
• Во-вторых, тщательная подготовка к тендерам требует временных затрат, и сотрудника, который занимается этим вопросом, желательно освободить от других задач. Небольшие компании, как правило, не обладают достаточными ресурсами для того, чтобы выделить как минимум одного человека, отвечающего только за тендеры и госзакупки. В идеале должен быть создан целый отдел с привлечением квалифицированных специалистов.
• В-третьих, не все компании могут беспрепятственно получить банковскую гарантию, необходимую для участия в тендере. Силами тендерного брокера эта задача существенно облегчается.

Не все компании могут себе позволить содержать отдел по тендерам и госзакупкам

Передавая задачу по участию в тендерах сторонней организации, компания получает возможность пользоваться услугами профессионалов без необходимости привлекать их в штат. Разовая оплата услуги более выгодна, чем выдача заработной платы ежемесячно.

Так как участием в тендерах будет заниматься компания, имеющая необходимый опыт и квалификацию, снижается вероятность отклонения заявки из-за ошибок в составлении документации, а подбор тендеров осуществляется в максимальном соответствии с возможностями заказчика.

Заказчик к тому же получает возможность направить свои ресурсы на ключевые бизнес-процессы, не отвлекаясь на обширную задачу подготовки к тендерным торгам. Основной задачей в данном случае становится выбор такого тендерного брокера, в профессионализме которого вы можете быть уверены на 100 %. Но важно понимать, что даже самый грамотный специалист не сможет гарантировать положительный результат: победа в тендере зависит от множества условий, в числе которых не последнее место занимает конкурентоспособность заказчика.

Читайте нас ВКонтакте и в Одноклассниках